1. AMAÇ
Bu prosedürün amacı belgelendirilmiş kişinin belgelendirme programının ilgili şartlarına uygunluğunu izlemek, belgenin yenilemesi, belgenin askıya alınması ve iptal edilmesi ile yeniden düzenlenmesine ilişkin yöntemlerin tanımlanmasıdır.
2. KAPSAM
Bu prosedür, personel belgelendirme sistemi kapsamında verilen tüm belgeler ile tüm belge sahiplerini kapsar.
3. SORUMLULAR
Belgelendirme Karar Verici: Belgenin askıya alınması, iptal edilmesi
(geri çekilmesi), kapsam değişikliği ve sürdürülmesine karar verilmesi,
Destek Personeli: Süreçlerdeki tüm yazışmaların ve diğer kayıtların
hazırlanması, belgeli kişi dosyalarının tutulması,
Kalite Yönetim Temsilcisi: Dokümanların ve süreçlerin takibi ve gerekli
hallerde revizyonu,
Sınav Hizmetleri Sorumlusu: Gözetim, askı, yenileme süreçlerinde bulunan
sürelerin takip edilmesi, belgeli kişiler ile yapılan yazışmaların imzalanması,
yeniden belge basımı süreçlerinin takip edilmesi
Yönetim Kurulu Başkanı: Kurum, kuruluş yazışmalarının imzalanması, belgelerin imzalanması, hukuki işlem gerektiren durumlara karar verilmesi.
4.İLGİLİ DOKÜMANLAR
·
KEK.00
Kalite El Kitabı
·
PR.01
Belgelendirme Programı Prosedürü
·
PR.11
Kayıtların Kontrolü Prosedürü
·
PR.15
Sınav ve Belgelendirme Prosedürü
·
TM.01Arşiv
Talimatı
· MYK – Geçerlilik Süresi Dolan MYK Mesleki Yeterlilik Belgelerinin Yenilenmesi Faaliyetlerine İlişkin Usul ve Esaslar
5.KAYITLAR
·
FR.01
Aday Sınav Sonuç Bildirim Formu (yazılım)
·
FR.04
Belgelendirme Karar Verme Formu (yazılım)
·
FR.14 Gözetim Formu
·
FR.15 Gözetim Raporu Formu
·
FR.17.01
Hizmet Ücret Tarifesi Formu
·
FR.59
Birim Başarı Belgesi Formu
·
LS.02
Belgeli Kişiler Listesi (yazılım)
· SZ.01 Belge Kullanım Sözleşmesi (yazılım)
6. TANIMLAR
6.1. Genel
TS EN ISO/IEC 17024:2012 Uygunluk Değerlendirmesi – Personel Belgelendirmesi Yapan Kuruluşlar İçin Genel Şartlar standardı ve Kalite El Kitabında verilen tanımlar bu prosedür için de geçerlidir.
6.2 Diğer Tanımlar
–
7. UYGULAMA
7.1 Gözetim
Her ulusal yeterlilik için gözetim periyotları ulusal yeterlilikler dikkate alınarak oluşturulan ilgili belgelendirme programında tanımlanmaktadır. Gözetim şartı aranmayan belgelendirme programlarında gözetim işlemi uygulanmaz.
Belge gözetim süresini dolduranlar tespit edilerek gözetime tabi tutulur. Gözetim kişinin temel bilgileri ve yeterliliğin sürdürüldüğünü gösterir kanıtları toplayacak şekilde yazılı olarak gerçekleştirilir.
Belgeli kişi, gözetim tarihinden 15 gün önce FR.14 Gözetim Formu göndermesi istenir. Belgeli kişi tarafından gönderilen FR.15 Gözetim Raporu Formu ODAKLI GRUP karar vericisi tarafından incelenir ve kararını gözetim raporunda belirtilen yere açıklayıp imzalar.
İlgili
kayıtlar;
· FR.14 Gözetim Formu
Belge gözetim süresini dolduran ve gözetimi
gerçekleştirilen kişilerin kuruluşa gönderdiği belge ve bilgilerin uygunluğu
kontrol edilerek sonuç raporlanır. Gözetim
için hazırlanan raporlarda aşağıda belirtilen durumların varlığı da tespit
edilir:
Ø
Belgelendirilmiş
kişi ile ilgili şikâyetlere ilişkin resmi kayıtlar,
Ø
Belgelendirilmiş
kişinin Belgelendirme Programındaki değişikliklere uyum sağlayıp sağlamadığı.
İlgili kayıtlar;
· FR.15 Gözetim Raporu Formu
7.2
Belgenin Askıya Alınması
Aşağıda belirtilen durumlar hakkında ciddi şüphe oluşması veya bu
durumların tespit edilmesi halinde, belgelendirilmiş kişinin belgesi uygunsuzluğun
durumuna göre askıya alınır.
Ø
Belgelendirilmiş
kişinin kendi talebi,
Ø
Belgelendirilmiş
kişinin gözetim raporunun olumsuz sonuçlanması,
Ø
Belgelendirilmiş
kişinin, belge almaya hak kazandığı sınav hakkında yapılan tetkikler veya
denetimler sonucunda sınavın güvenilirliğini ve şeffaflığını etkileyecek bir
usulsüzlük veya sahtecilik olması hâlinde,
Ø
Belgelendirilmiş
kişi hakkında bildirilen şikâyetin değerlendirilmesi,
Ø Belgelendirilmiş kişinin belgeyi kötü amaçla, yanıltıcı bir biçimde kullanması.
İlgili dokümanlar Belgelendirme Karar Vericisi
tarafından incelenerek askı kararı verilebilir. Askı kararı verilmesi halinde, Sınav
Hizmetleri Sorumlusu veya yetkilendirdiği bir personel tarafından yazılımda
ilgili belgeli kişilerin belge durumu pasife çevrilir ve daha sonrasında karar
MYK portala bildirilir. İlgili
kayıtlar;
·
FR.04
Belgelendirme Karar Verme Formu (Yazılım)
· LS.02 Belgeli Kişiler Listesi (Yazılım)
Askı süresi, uygunsuzlukların durumlarına göre Belgelendirme
Karar Vericisi tarafından varsa kuruluş talimatları dikkate alınarak belirlenir.
Belgelendirilmiş kişi, belgenin askıya alınma kararının tebliğinden (askı kararı
adaya MYK tarafından bildirilir.) itibaren belge kullanımını durdurur. Belge
kullanımını durdurmadığı tespit edilen kişilere Belge Kullanım Sözleşmesi
uyarınca işlem yapılır. İlgili kayıtlar;
·
FR.04
Belgelendirme Karar Verme Formu (yazılım)
·
LS.02
Belgeli Kişiler Listesi (yazılım)
· SZ.01 Belge Kullanım Sözleşmesi (yazılım)
7.3 Askıya Alınan Belgenin Askıdan Kaldırılması
Belgesi askıya alınan kişi, askı kararına itiraz edebilir ya da askı kararının gerekçesinin ortadan kalktığını iddia ederek kuruluşa başvurabilir.
Açıklamalar ve dokümanlar tüm bulgular ışığında değerlendirilir. Mevzuat yönünden hukuki haklılıkları ile mücbir sebeplere belgelerle dayalı ifadesi uygun bulunması halinde gerekli hallerde görüş alınarak belge sahibine belgesi yeniden kullandırılır.
Belgelendirilmiş kişinin, askıya alma gerekçelerini
ortadan kaldırması durumunda belgenin geçerliliğinin sürdürülmesine ilişkin
karar verilir ve kişi belge kullanımına devam edebilir. Askı kararının
kaldırılması halinde, Sınav Hizmetleri Sorumlusu veya yetkilendirdiği bir
personel tarafından yazılımda ilgili belgeli kişilerin belge durumu aktife
çevrilir ve daha sonrasında karar MYK portala bildirilir.
İlgili
kayıtlar;
·
FR.04
Belgelendirme Karar Verme Formu (yazılım)
· LS.02 Belgeli Kişiler Listesi (yazılım)
7.4
Belgenin İptal Edilmesi
Askıya
alınma gerekçeleri ortadan kaldırılamadığı veya doğrudan belgenin iptal
edilmesi gereken durumlarda, belgenin iptaline karar verilir. Bu durum belge
sahibine yazılı olarak bildirilir ve belgenin iptal işlemi başlatılır. Belge, askıya
alma gerekçelerinin ortadan kaldırılmaması halinde ve aşağıdaki durumlarda askı
kararına gerek kalmaksızın iptal edilir. Belge kararındaki değişiklik kayda alınır.
Ø Kişinin talebi,
Ø Kişinin hayatını kaybetmesi,
Ø Kişinin askıya alma şartlarını
kabul etmemesi.
İlgili
kayıtlar;
·
FR.04
Belgelendirme Karar Verme Formu (yazılım)
· LS.02 Belgeli Kişiler Listesi (yazılım)
Kuruluş, belgenin geri alınması ve sözleşmenin iptal edilmesine dair kararları, web sayfasında yayınlama hakkına sahiptir. Belgelendirilmiş kişi, belgenin geri alınması ve sözleşmenin iptali kararının tebliğinden itibaren belgenin kullanımını durdurur. Belge Kullanım Sözleşmesi ile kendisine verilen belgeyi tebliğ tarihinden itibaren 15 iş günü içerisinde iade eder. Belgelenin iptal kararı belgelendirilmiş kişi ile ilgili kurum ve kuruluşlara bildirilir. Teslim alınan belge ve sözleşme iptal edilerek arşivlenir.
Gerekli hallerde belgeli kişi hakkında hukuki süreç takip edilir.
7.5
Belge Yenilemesi
Her ulusal yeterlilik için belge yenileme periyotları ulusal yeterlilikler dikkate alınarak oluşturulan ilgili belgelendirme programında tanımlanmaktadır.
Belge geçerlilik süresini dolduranlar tespit edilerek
belge geçerlilik süresinin bitimine 30 gün kala bu kişiler ile iletişime
geçilerek belge yenileme şartları bildirilir. İsteyen kişiler belgelendirme
programında belirtilen usuller ile belgelerini yenileyebilirler. Belge yenileme
süresi gelen kişiler belirlenen ücret tarifesi doğrultusunda ödeme yaparak
belge yenileme işlemlerinin başlamasını talep edebilirler. İlgili kayıtlar;
·
FR.04
Belgelendirme Karar Verme Formu (yazılım)
· LS.02 Belgeli Kişiler Listesi (yazılım)
Bu süreç MYK tarafından belirlenen usuller çerçevesinde yürütülür.
7.6
Belgenin Yeniden Düzenlenmesi
Belgesi kaybolan
veya kullanılamaz hale gelen kişilerin talep etmeleri halinde belgeleri yeniden
düzenlenerek kişilere iletilir. Bu durumda kişinin kullanılamaz hale gelen
belgeyi veya belgeyi kaybettiğine dair gazete ilanını kuruluşa teslim etmesi gerekir. Belirlenen ücretin ödenmesi
halinde kişinin talebi MYK’ye iletilerek belgenin yeniden düzenlenmesi istenir.
İlgili kayıtlar;
· LS.02 Belgeli Kişiler Listesi (yazılım)
7.7 Belgenin Kapsamının Genişletilmesi/Daraltılması
Belgeli kişinin
talep etmesi veya mevzuatta belirlenen diğer haller durumunda, Ulusal Yeterliliğin
izin vermesi durumunda düzenlenen belgenin kapsamı genişletilebilir veya daraltılabilir.
Bu hususa ilişkin kayıtlar usule uygun şekilde tutulur ve ilgili kurumlara
verilir.
· FR.04 Belgelendirme Karar Verme Formu (yazılım)
7.8 Belgenin Basılması, Teslimi
Belgeler; Mesleki Yeterlilik Kurumu, Sınav, Ölçme, Değerlendirme ve Belgelendirme Yönetmeliği’nde tanımlı olan şartlara göre basılır ve teslim edilir.
Adayların
sınav sonuçları yazılımdan indirilen MYK
Sonuç Bildirim Formu ile http://portal.myk.gov.tr/ web portalı
üzerinden elektronik ortamda Mesleki Yeterlilik Kurumu’na iletilir.
· FR.01 Aday Sınav Sonuç Bildirim Formu (yazılım)
Belge
almaya hak kazanan adaylardan, sınav ücretinden ayrı olarak belge basım ücreti
alınır.
· FR.17.01 Hizmet Ücret Tarifesi Formu
Belge
almaya hak kazanamayan adaylara, istemeleri halinde başarılı oldukları
birimleri gösterir, Birim Başarı Belgesi verilir. Birim Başarı Belgeleri,
Mesleki Yeterlilik Belgesi yerine geçmez.
· FR.59 Birim Başarı Belgesi Formu
Belgeler MYK tarafından basılır ve kuruluşa iletilir. Kuruluşa gelen basılmış belgeler Yönetim Kurulu Başkanı tarafından imzalanarak en geç 10 iş günü içerisinde belge sahiplerinin ilgili yeterliliğe ait Başvuru Formunda belirttiği iletişim adresine ya da çalıştığı kuruluşa, iadeli taahhütlü posta veya kargo yoluyla gönderilir. Ayrıca adaya kuruluşta elden teslim edilir.
Adayların
kaybolma, yırtılma, yıpranma vb. nedenlerle belgenin yeniden basılması için
kuruluşa başvuruda bulunmaları üzerine, belge basım ücretini karşılamaları
koşuluyla belgenin yeniden basılması sağlanır.